Blog:

Het jaarplan als “glazen bol”. Werkt dat nog?

Published on jun 30, 2016
By Pim / Commercieel Directeur

De softwarewereld waarin Fourtress zich begeeft is een snel veranderende wereld. Wij ervaren dat het bijzonder lastig is om planning op de langere termijn te maken. Nog lastiger is om het ook te realiseren. De inschattingen van nu lijken al na drie maanden weer de kast in te kunnen, omdat de wereld waarin onze klanten zich begeven al weer gewijzigd is. Het is lastig om te balanceren tussen de lange-termijn doelstellingen en korte-termijn acties. Het dreigt vaak te vervallen tot korte-termijn doelstellingen.

De jaarlijkse doelstellingen waren helder en SMART gedefinieerd, bottom-up gedragen en top-down gestuurd middels de nodige KPI’s. En toch gaf deze werkwijze een onbevredigd gevoel en dreigde telkenmale het risico dat snel afgeweken moest worden van gestelde doelstellingen. Kortom, de tijd was rijp voor een andere aanpak!

Hoe kan je in zo’n dynamische omgeving toch een gedegen jaarplan opstellen en het ook nog uit laten komen? Hoe komen we af van het “glazen bol” denken en krijgen we meer grip op onze plannen?

In onze zoektocht naar een andere methode zijn we gestuit op de ervaringen van Google. Zij beschreven hetzelfde probleem en de wijze waarop zij dit enkele jaren geleden hebben aangepakt. De methode is bekend onder de naam “OKR”, hetgeen de afkorting is van Objectives en Key Results. Inmiddels hebben ook Intel en LinkedIn deze aanpak omarmt.

Het is een methode die zeer vertrouwd aanvoelt bij software bedrijven die reeds uitgebreid werken volgens de Agile SCRUM methodieken. Hierbij deel je het “maken” van je (software) product op in kleinere tijdseenheden (sprints), waardoor je gaandeweg een steeds betere versie van het uiteindelijke product krijgt. Van belang is om bij aanvang op hoofdlijnen te weten wat je doel is en welke mate van flexibiliteit je tijdens de ontwikkelingen toelaat. Groot voordeel is dat je tijdens de ontwikkelingen nog kan bijsturen zonder al te veel verstrekkende gevolgen. Bij de OKR aanpak is dit eigenlijk niet anders.

In onze aanpak zijn we van de jaarplanning afgestapt en zijn we gaan werken met kwartaal doelstellingen. Uitgaande van de stip op de horizon worden per kwartaal doelstellingen (objectives) gedefinieerd en de onderliggende acties meetbaar (key results) gemaakt. Vanuit de bedrijf doelstellingen worden de afdeling en individuele doelstellingen daar op afgestemd. Van belang is dat alle medewerkers, managers en directie dit vanuit hun primaire taakstelling doen. Als voorbeeld: een sales representative heeft individuele OKR’s opgesteld die weer gerelateerd zijn aan de OKR’s van het gehele salesteam en samen weer bijdragen aan de OKR’s op bedrijfsniveau.

De doelstellingen worden door de individuele medewerker zelf gekozen en zijn ondersteunend aan de high level doelstellingen. Ze moeten bovendien ambitieus zijn (je moet er veel moeite voor doen om het te realiseren). Alle acties die aan elke doelstelling zijn gekoppeld moeten meetbaar zijn. Alle OKR’s zijn voor iedereen (inclusief de managers en directie) inzichtelijk. Aan het eind van het kwartaal beoordeelt de medewerker zijn of haar eigen OKR’s door een percentage tussen 0 – 100% toe te kennen aan elke actie. Belangrijk om te weten is dat deze methodiek geen nieuw beoordelingssysteem is. Het is een middel om high level doelstellingen op individueel niveau uitvoerbaar te maken. 100% score is uiteraard heel goed, maar geen doel op zich. Een gemiddelde score tussen de 60-70% is goed.

De high level doelen worden op deze wijze door tussentijdse doelstellingen beter ondersteund en realiseerbaar. Er kan sneller ingespeeld worden op veranderingen in de markt en bijgestuurd worden waar nodig. Doelstellingen vormen een scherpere focus, doordat ze door de persoon zelf gekozen zijn. Het is een bottom-up aanpak die bewerkstelligt dat er ambitieuzere doelstellingen worden gedefinieerd, waar ieder individu ook meer verantwoordelijkheid voor wil dragen. Het geeft eenieder meer inzicht waar de ander mee bezig is en er ontstaat een beter beeld hoe diverse doelstellingen bijdragen aan het gemeenschappelijke belang.

De eerste ervaringen zijn zeer positief! We ervaren nu al een betere focus bij iedere individu en meer onderling begrip voor de uitdagingen waar de collega’s mee te maken hebben. Er is ook een betere samenhang en bereidwilligheid om elkaar te helpen om de doelstellingen te realiseren. Het creëert een scherpere focus en het ambitie niveau van het hele bedrijf stijgt hierdoor. We voelen met elkaar meer het succes en ervaren meer grip op de sterk veranderende wereld om ons heen.

Wil je meer weten over wat deze methodiek voor jouw organisatie kan betekenen? Kijk eens op:
https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc
Dit is een uitgebreide presentatie vanuit Google over hun ervaringen met OKR’s.