Blog:

Microsoft Flow: automatiseert alles?!

Published on okt 21, 2019
By Wouter / Manager Test Guild

Sinds we bij Fourtress zijn overgestapt naar SharePoint als nieuw intranet, verschijnen ook alle nieuws updates op SharePoint. Alles is mooi weergegeven en handig te bereiken op 1 portal. Echter, omdat niet iedereen elke dag op SharePoint kijkt kan je nog wel is een update missen. Wel kijkt iedereen elke dag op Slack of krijgt hier automatisch een notificatie van als er een nieuw bericht op Slack verschijnt. Van elke keer handmatig in Slack melden dat er nieuwe updates zijn wordt je ook snel moe… Tijd om is in Flow te duiken en hier, zo als van een engineer verwacht wordt, een technische automatische oplossing voor te bedenken. Aan de slag!

Wat is Microsoft Flow?

Bij Fourtress gebruiken wij de standaard tools van office 365 die iedereen ook gebruikt zoals Word, Power Point of Excel. Naarmate we meer bekend worden met de office 365 omgeving vinden we steeds meer tools die we kunnen gebruiken om ons werk efficiënter te maken of te automatiseren.  Omdat ik als engineer graag mijn werkzaamheden automatisch laat uitvoeren, viel mijn oog op Microsoft Flow.

Flow is een could-based tool dat je instaat stelt om taken te automatiseren tussen verschillende applicaties en services. Natuurlijk zijn de meeste Microsoft applicaties beschikbaar, maar ook een hoop andere applicaties als Slack, Twitter, Dropbox, Google Agenda en nog veel meer kunnen verbonden worden. Dit allemaal via een user interface zonder de noodzaak om te programmeren. Elke Flow bestaat uit een trigger en acties die dan uitgevoerd worden.

Onze Flow: Nieuw Slack bericht als er een SharePoint update is.

Als je Flow voor het eerst opent kom je meteen op de pagina met allemaal oplossingen, gemaakt in Flow, voor problemen waarvan je niet eens wist dat dat problemen waren. Na het zoeken tussen al die oplossingen, kwam ik tot de conclusie dat er niet echt een kant en klare oplossing bij zit. Met behulp van de voorbeelden en Google, zelf aan de slag dus. Eerste de trigger van onze Flow.

Trigger

De trigger zou niet moeilijk moeten zijn: Een nieuwe SharePoint bericht. We moeten daarvoor de trigger “When a new file is created or modified (properties only)” van SharePoint triggers hebben. Een nieuw SharePoint bericht is onderwater een nieuw bestand die op de SharePoint geplaatst wordt.

Voor Site Address vult Flow zelf aan welke SharePoint sites je toegang hebt. Library Name vult Flow ook automatisch aan, alleen staat de library die we nodig hebben er niet tussen. Dat is namelijk “Site Pages”. Deze kan je gelukkig wel invullen door op “custom value” te drukken en dan “Site Pages” in te vullen.

Conditie

Site pages kunnen worden aangemaakt en bewerkt voordat deze gepubliceerd worden. De trigger gaat op elke status af. Dit betekend een hoop spam in Slack. Om dit te voorkomen heeft Flow “conditions”.

Het veld waar onze conditie op controleert is “promoted state”, waar status 2 betekent dat het nieuws artikel gepubliceerd is. Bij een negatieve conditie (IF NO) is geen actie nodig. Bij de positieve (IF YES) komt het Slack bericht.

Acties

Deze Flow heeft maar 1 actie: het sturen van het Slack bericht.

Flow vindt automatisch de channels die beschikbaar zijn in binnen je Slack workspace. Als bericht kunnen we via dynamische inhoud de gegevens ophalen van het nieuwe SharePoint bericht. Slack ondersteund simpele opmaak van berichten. Met * maken we de titel dikgedrukt. > maakt van een de korte beschrijving een quote. Deze beschrijving zijn de eerste paar regels van het bericht. Als laatste de link (URL) naar het item.

Bij botname vul je in onder welke naam het bericht gepost moet worden. In het Slack bericht komt altijd een icoontje te staan als indicatie dat het een bot is.

Het eindresultaat

Als er een nieuw SharePoint nieuws bericht gepubliceerd word, dan staat er in Slack een nieuw bericht:

Ondanks de ontbrekende documentatie voor Flow en blogs waar ik niet wijzer van werd, is het gelukt! Nu we dit onder de knie hebben, heb ik al weer een nieuw idee. Niet iedereen gebruikt Slack en misschien wil je wel een e-mail ontvangen als er een nieuw Sharepoint nieuws bericht is. Dat wordt de volgende uitdaging:

Nieuwe e-mail als er een sharepoint update is.

Zijn er dingen waar jij tegen aanloopt en misschien te automatiseren is met Flow? Of heb je zelf al geknutseld met Flow en een mooie oplossing? Laat het mij weten!